Трудное письмо
Письмо, которое не стыдно отправить: отказ, напоминание об оплате или претензия. Ваша мысль, ваш тон, одна ясная просьба. Плюс короткая версия для мессенджера
Чем делать
Алиса AI, GigaChat, любой чат-ИИ
Что подготовить
- Ситуация, по которой письмо откладывается уже не первый день
- Факты под рукой: даты, суммы, номера договора или заказа
Шаги
1. Ответьте себе на три вопроса
Пока без ИИ. Кому пишете, что случилось и чего хотите добиться после письма. Последнее важнее всего: «чтобы оплатили до пятницы», а не «чтобы знали, что я недоволен».
2. Напишите свой черновик
Пять-семь фраз как получится, хоть криво. Без черновика модель напишет гладкое письмо ни о чём, и оно будет звучать как у всех. Ваша мысль идёт первой, ИИ её только собирает.
3. Соберите письмо
Откройте Алису AI или GigaChat и отправьте промпт вместе с черновиком. Имена, суммы и реквизиты можно заменить пометками [клиент], [сумма], [договор].
Кому: [кому и какие у нас отношения].
Что случилось: [коротко].
Чего хочу добиться: [одна просьба, с датой, если есть].
Мой черновик:
[вставьте черновик]
Сделай два варианта: спокойный и твёрже. В каждом:
- одна главная мысль или просьба, она в первых двух предложениях;
- без канцелярита и без извинений за то, в чём нет моей вины;
- до 120 слов.
Не придумывай обещаний, сроков и сумм, которых нет в черновике. Если чего-то не хватает, сначала спроси меня.
4. Прочитайте глазами адресата
В том же чате попросите модель стать получателем письма. Так видно, где письмо задевает или где непонятно, что от человека нужно.
1. Что ты понял: что от тебя хотят и к какому сроку?
2. Какая фраза раздражает или звучит как упрёк? Если таких фраз нет, так и скажи.
3. Что ты, скорее всего, ответишь?
Потом предложи до трёх точечных правок. Письмо целиком не переписывай.
5. Внесите правки и сделайте короткую версию
Внесите правки, с которыми согласны. Многие такие письма на деле уходят в мессенджер, поэтому попросите версию в два-три предложения с той же просьбой. Если это официальная претензия по договору, отправьте полное письмо тем способом, который указан в договоре. Короткая версия годится только как напоминание.
6. Проверьте перед отправкой
Письмо уйдёт от вашего имени. Пройдитесь по списку.
- Все даты, суммы и номера сверены с документами
- В письме одна просьба, и понятно, к какому сроку
- Нет фраз, которые вы не сказали бы этому человеку вслух
- Модель не добавила обещаний, скидок или угроз, которых не было в черновике
Если получилось почти
- Письмо звучит как робот. Уберите личные данные из одного своего старого письма, вставьте его в чат и добавьте: «пиши в тоне этого письма»
- Вышло длинно и вежливо до потери смысла. Попросите: «оставь просьбу и одно предложение контекста, остальное убери»
- Модель дописала «готовы предоставить скидку» или другое обещание. Вычеркните и напомните: «ничего не добавляй от себя»
Опирается на методы
Сначала свой черновик, Режим жёсткого рецензента, Проверка текста перед публикацией